第一章 总 则

第一条 为规范重庆科技大学教育基金会（以下简称“本会”）档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和系统性，提升档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》《基金会管理条例》及《重庆科技大学教育基金会章程》等规定，制定本制度。

第二条 本制度适用于本会所有档案的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等全流程管理。

第三条  本会档案是重庆科技大学档案的重要组成部分。本会秘书处负责基金会档案的组织管理，各相关部门负责各自业务工作中形成的文件材料的收集、整理、归档，并支持、配合秘书处做好档案管理工作。

第二章 档案管理内容

第四条 本制度档案管理范围是指本会原始档案和在各项业务活动中形成的，所涉及内容已处理完毕或暂告一段落，并具有查考、保存价值的，需集中保管的各种载体的信息。主要有：
（一）上级文件材料

1.上级主管部门发布的法规性文件、会议材料及需执行的批示；

2.视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；

3.上级颁发的资质证书、批复文件等凭证。

（二）本会文件材料

1.理事会、专项会议的全套文件（含议程、决议、纪要、签到表、影像资料）；

2.各项活动的计划、总结、报告；

3.颁发的各种正式文件等；

4.本会的请示与上级部门的批复文件；

5.本会统计报表、年检、评估、审计报告、统计分析和考核资料；

6.本会财产、物资、档案等的交接凭证、清册等；

7.本会的大事记，反映本会重要活动事件的简报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料；

8.本会历届理事会名册、工作人员及志愿者名册，工作人员聘用合同、考核记录、奖惩文件；

9.本会与有关单位、团体、企事业单位来往的协议书、重要文件及需要执行的法规性文件；

10.其他具有保存价值的文件材料。

第三章 归档要求

第五条 归档材料应当齐全完整，必须是办理完毕的正式文件材料；

第六条 档案材料应当按照自然形成、保持历史联系的原则排列，并按规定分类、整理、装订、编目和保存。

第七条 归档材料必须按规定时间归档。

第三章 档案保管

第八条 财务会计凭证、报表等由重庆科技大学档案馆代管，其他档案存放基金会档案室中保管。

第九条 档案保管应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，按规定分类、整理、装订、编目、保存，并编制索引，保证档案的完好与安全。要定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

第十条 档案人员变动工作时，必须办理交接手续，严格核实交接的档案。

第十一条 未按时归档或档案遗失的部门，需提交书面说明并限期整改；

第十二条 故意损毁、篡改档案的，依法追究责任。

第十二条 档案销毁需由秘书处组织成立鉴定小组审核，报理事长批准后执行。销毁过程须两人以上监销，留存销毁清单（含档案名称、编号、销毁日期及监销人签字）。

第四章 利用与权限管理

第十三条 查借阅档案要办理相关手续，借阅档案应及时归还。

第十四条 档案不得随意借出，不得携带出境。如有特殊需要，档案经理事长或秘书长批准，可以提供查阅、摘抄、复印，并办理登记手续。查阅、摘抄、复印档案须由基金会档案管理人员陪同。查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。

六章 附则

第十五条 本制度由基金会秘书处负责解释。

第十六条 本制度自重庆科技大学教育基金会理事会审议通过之日起施行。